Tổng quan và bài toán giải quyết
Nhiều việc trong doanh nghiệp không xảy ra ở bàn làm việc: quản lý duyệt đơn khi đang đi họp, nhân viên kinh doanh chấm công tại điểm bán, người phụ trách kho kiểm kê tài sản giữa các dãy kệ. Nếu những việc này phải chờ tới khi ngồi trước máy tính, đơn bị tồn, công bị quên, thông tin đến muộn.
Ứng dụng di động của iPlace được dựng bằng Expo và React Native, giao diện tiếng Việt và tiếng Anh, có chế độ sáng và tối. Màn chính là Trợ lý: một ô chat ở phía dưới, gợi ý theo ngữ cảnh, kết quả trả về dạng thẻ, bảng, biểu đồ. Các màn chi tiết, biểu mẫu và danh sách đọc cấu hình từ máy chủ nên tự theo thiết lập của từng công ty, và người dùng chỉ thấy phần mình có quyền.
Giống bản web, mọi thao tác ghi dữ liệu thông qua trợ lý đều hiện thẻ xác nhận trước khi thực hiện. Điện thoại không phải một hệ thống riêng: cùng một tài khoản, cùng dữ liệu, cùng luồng duyệt.
Tính năng chính
Trợ lý chat-first
Hỏi dữ liệu bằng tiếng Việt, nhận bảng và tổng số; ra lệnh giao việc và nhận thẻ kế hoạch có mục Tác động. Câu trả lời hiện dần khi trợ lý đang soạn.
Hôm nay
Tab tổng hợp việc cần làm ngay, văn bản chờ xử lý và hồ sơ chờ ký, cùng dữ liệu với trang Hôm nay trên web.
Việc của tôi
Nhóm theo hạn: Quá hạn, 7 ngày tới, Sau đó. Bắt đầu, hoàn thành, bình luận ngay trên thẻ việc.
Duyệt của tôi
Đề nghị và đơn từ chờ duyệt gom một nơi; duyệt bằng một chạm và một xác nhận, từ chối cần ghi lý do.
Chấm công
Vào ca, ra ca có ghi giờ và địa điểm, bảng công tháng, phép còn lại, giờ OT, giải trình công.
Thông báo và liên kết sâu
Trung tâm thông báo và thông báo đẩy; chạm vào là mở đúng cuộc trò chuyện hoặc bản ghi liên quan.
Phiếu lương, ký, tài sản
Phiếu lương đã duyệt, ký hoặc phê duyệt hồ sơ, quét mã QR kiểm kê tài sản, đơn từ, khách hàng, danh bạ, tài liệu.
Khóa sinh trắc
Mở lại ứng dụng bằng Face ID hoặc vân tay, tự khóa khi ở nền, che nội dung khi chuyển ứng dụng.
Làm việc khi mất mạng
Xem lại dữ liệu đã tải; thao tác đơn giản như đổi trạng thái việc, bình luận được xếp hàng và tự gửi khi có mạng.
Trợ lý, Hôm nay và duyệt
Thanh dưới của ứng dụng có các tab: Trợ lý, Hôm nay, Việc, Duyệt, Chấm công và Thêm. Tab Duyệt có huy hiệu số đề nghị đang chờ bạn.
Trò chuyện với trợ lý
- Hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, ví dụ về đơn bán trong tháng; trợ lý tra cứu dữ liệu trong hệ thống và trả bảng kèm tổng số.
- Ra lệnh như giao việc cho một đồng nghiệp: trợ lý lập thẻ kế hoạch, nêu rõ Tác động (sẽ tạo gì, cho ai). Dữ liệu chỉ được ghi khi bạn bấm Xác nhận tất cả; xong có thể Hoàn tác.
- Trò chuyện nhóm và nhắn tin trực tiếp với đồng nghiệp, đính kèm tệp, nhắc tên bằng @.
- Trợ lý AI dùng mô hình nhỏ mã nguồn mở và chỉ đề xuất; câu trả lời cần được người dùng kiểm tra trước khi xác nhận.
Duyệt đề nghị trên điện thoại
- Mở tab Duyệt; lọc theo loại (tạm ứng lương, đơn từ, đề nghị…) hoặc chuyển sang Tôi gửi.
- Mỗi thẻ cho biết người gửi, nội dung và cấp duyệt hiện tại.
- Chạm Duyệt rồi xác nhận, hoặc Từ chối và nhập lý do.
- Chạm vào thẻ để xem chi tiết và tiến trình duyệt trước khi quyết định.
Luồng duyệt, cấp duyệt và người duyệt thay thế vẫn do cấu hình ở máy chủ quyết định; ứng dụng chỉ là một cửa vào khác.
Việc và chấm công
Việc của tôi
Tab Việc có ba nhóm: Của tôi, Tôi giao, Đã xong. Việc được xếp theo Quá hạn, 7 ngày tới và Sau đó, mỗi thẻ có trạng thái, hạn, dự án liên quan và nút Bắt đầu. Mở chi tiết để đổi trạng thái, bình luận, đính kèm; nút dấu cộng tạo việc nhanh. Kéo xuống để làm mới.
Chấm công bằng điện thoại
- Mở tab Chấm công; màn hình hiện ca làm của hôm nay và giờ vào/ra.
- Chạm Vào ca (hoặc Ra ca). Ứng dụng xin quyền vị trí và gửi tọa độ GPS; nếu công ty bật cấu hình chụp ảnh thì xin thêm quyền camera.
- Máy chủ so vị trí với các địa điểm chấm công của công ty (GPS có bán kính, hoặc Wifi/IP). Ngoài vùng cho phép, lượt chấm bị từ chối và vẫn được ghi vào log là không hợp lệ kèm lý do để quản lý rà soát.
- Quên chấm hoặc chấm sai: tạo đơn bổ sung công, nghỉ phép hoặc OT ngay trong màn này; xem số dư phép, ngày công, số lần đi muộn và giờ OT của tháng.
Phía công ty có thể bật chế độ thiết bị cá nhân để một điện thoại chỉ chấm công cho một người (chống chấm công hộ): máy đầu tiên có thể được tự duyệt, các máy sau chờ quản lý duyệt hoặc thu hồi. Ứng dụng có biện pháp chống giả mạo vị trí ở mức cơ bản; đây không phải cam kết ngăn mọi hình thức gian lận.
Địa điểm chưa khai báo Nếu công ty chưa khai báo địa điểm chấm công nào, mọi vị trí đều chấm được. Hãy khai báo địa điểm và bán kính đủ rộng cho sai số GPS trong nhà trước khi dùng chấm công di động.
Các màn khác trong tab Thêm
- Phiếu lương: chỉ phiếu đã duyệt; hiển thị thu nhập, các khoản trừ và thực nhận. Mỗi lần mở yêu cầu xác thực lại.
- Hồ sơ cần ký: xem tệp, vẽ chữ ký nháy hoặc chữ ký hiển thị, ký hoặc từ chối kèm lý do; hồ sơ phê duyệt chỉ cần bấm Phê duyệt.
- Tài sản: quét tem QR để mở thẻ tài sản hoặc kiểm kê; không có camera thì nhập mã bằng tay.
- Khách hàng, Danh bạ, Tài liệu, Khen ngợi, Hỏi tri thức nội bộ và Trợ giúp.
Bảo mật và làm việc khi mất mạng
Đăng nhập và phiên
- Đăng nhập bằng email và mật khẩu, kèm mã 2FA 6 số hoặc mã khôi phục nếu tài khoản bật 2FA. Nếu công ty bắt buộc đổi mật khẩu hoặc bật 2FA, ứng dụng dẫn qua từng bước. Chưa có nút đăng nhập SSO trong ứng dụng.
- Mã phiên lưu trong kho bảo mật của hệ điều hành, gắn với máy chủ đã cấp phiên. Phiên di động hết hạn sau thời gian không dùng; hết hạn thì đăng nhập lại.
- Người dùng thấy các phiên và thiết bị của mình ở Cài đặt → Bảo mật & thiết bị để thu hồi từng thiết bị hoặc đăng xuất mọi nơi.
Khóa sinh trắc và che nội dung
Bật Mở khóa sinh trắc học ở Cài đặt → Bảo mật (cần điện thoại đã thiết lập Face ID hoặc vân tay). Ứng dụng tự khóa sau khoảng một phút ở nền; màn khóa có Mở khóa và Đăng nhập bằng mật khẩu. Nội dung bị che khi bạn chuyển sang ứng dụng khác. Phiếu lương luôn yêu cầu xác thực lại và, trên bản gốc iOS/Android, chặn chụp màn hình; dữ liệu nhạy cảm như phiếu lương không được ghi xuống bộ nhớ lưu tạm.
Mất mạng
- Dữ liệu đã tải vẫn xem được, kèm biểu ngữ báo đang ngoại tuyến.
- Đổi trạng thái việc và bình luận được lưu vào hàng đợi, tự gửi khi có mạng. Xem hàng đợi ở Cài đặt → Thao tác chờ gửi để Gửi ngay hoặc Bỏ tất cả.
- Chat với AI và các thao tác khác cần có mạng.
Thông báo đẩy và liên kết sâu
Sau khi đăng nhập và cấp quyền, thiết bị được đăng ký với máy chủ để nhận thông báo đẩy. Người dùng bật tắt theo từng loại thông báo ở Cài đặt → Thông báo; giờ yên tĩnh được tôn trọng, riêng loại Khẩn cấp không bị hoãn. Chạm thông báo mở thẳng cuộc trò chuyện hoặc bản ghi. Liên kết dạng iplace:// hoặc liên kết của máy chủ iPlace trong email cũng mở đúng màn; chưa đăng nhập thì ứng dụng giữ đích và mở sau khi đăng nhập.
Quản trị thiết bị và cấu hình ứng dụng
Quản trị viên có trang Quản trị → Thiết bị di động để biết ai dùng ứng dụng trên thiết bị nào và chỉnh một số hành vi cho riêng công ty.
Thiết bị đã đăng ký
- Thẻ đầu cho biết Push Expo đã bật hay chưa và đang ở chế độ Mô phỏng hay Gửi thật.
- Danh sách liệt kê người dùng, nền tảng (iOS hoặc Android), tên thiết bị, phiên bản ứng dụng, hoạt động cuối và lần nhận push gần nhất; có ô tìm kiếm.
- Gửi thử để kiểm tra một người có nhận được thông báo không.
- Thu hồi khi máy mất hoặc người dùng đã nghỉ; thiết bị ngừng nhận thông báo đẩy cho tới khi đăng nhập lại. Muốn đăng xuất hẳn, dùng Thu hồi phiên ở trang Người dùng.
Cấu hình cho ứng dụng
- Phiên bản tối thiểu (ép cập nhật) và Phiên bản mới nhất (chỉ nhắc cập nhật); liên kết App Store và Google Play bắt buộc bắt đầu bằng
https://. - Bật hoặc tắt theo công ty: mở khóa sinh trắc, thông báo đẩy, xác thực bước hai, hàng đợi ngoại tuyến, trò chuyện.
- Chế độ bảo trì: nhập nội dung và thời điểm kết thúc để ứng dụng hiện thông báo thay vì cho đăng nhập.
Mẹo Đặt Phiên bản mới nhất trước để nhắc nhẹ. Chỉ nâng Phiên bản tối thiểu khi bản cũ có lỗi nghiêm trọng, vì người chưa cập nhật sẽ không dùng được ứng dụng.
Tình huống thực tế và phối hợp với nhóm khác
Quản lý bộ phận
Buổi sáng, thông báo đẩy báo có đề nghị mới. Quản lý mở tab Duyệt trên đường đi, duyệt một đơn đi muộn, từ chối một đề nghị tạm ứng kèm lý do.
Nhân viên kinh doanh
Đến điểm hẹn khách, nhân viên mở tab Chấm công, chạm Vào ca; hệ thống ghi giờ và địa điểm. Trong ngày xem tab Việc để biết việc quá hạn và bấm Bắt đầu ở việc kế tiếp.
Phối hợp với các nhóm khác
- Trợ lý AI chat-first: cùng trợ lý, cùng thẻ xác nhận; ứng dụng là giao diện di động của trợ lý.
- Làm việc & công tác: việc, văn bản, hồ sơ ký và trang Hôm nay.
- Nhân sự: chấm công, đơn từ, phép, phiếu lương và quy tắc thiết bị cá nhân.
- Quản trị hệ thống: tài khoản, thu hồi phiên, thông báo và nhật ký gửi.
- Tư vấn rủi ro: bản demo trên ứng dụng có mở một bản ghi hợp đồng để xem cảnh báo rủi ro.
Hỏi đáp
Không đăng nhập được ứng dụng thì kiểm tra gì?
Thử đăng nhập trên web bằng cùng tài khoản. Kiểm tra email và mật khẩu (chạm biểu tượng mắt để xem lại); mã 2FA phải nhập kịp, nếu báo phiên xác thực hết hạn thì đăng nhập lại từ đầu. Công ty bắt buộc SSO thì ứng dụng hiện chưa hỗ trợ, cần dùng bản web. Ứng dụng báo cần cập nhật hoặc đang bảo trì, hoặc báo mất mạng cũng là các nguyên nhân thường gặp.
Tôi không nhận được thông báo đẩy?
Kiểm tra theo thứ tự: quyền thông báo của điện thoại, công tắc Thông báo đẩy và loại thông báo trong Cài đặt của ứng dụng, giờ yên tĩnh, rồi nhờ quản trị viên xác nhận máy chủ đã bật push và bấm Gửi thử ở trang Thiết bị di động. Chuông trong ứng dụng vẫn hiện bình thường dù đẩy bị tắt.
Tôi mất điện thoại hoặc không nhập được mã 2FA thì sao?
Còn mã khôi phục thì nhập thay cho mã 6 số, mỗi mã dùng một lần. Mất cả hai thì nhờ quản trị viên Đặt lại 2FA ở trang Người dùng. Nếu máy mất vẫn đang đăng nhập, quản trị viên Thu hồi phiên và Thu hồi thiết bị ở trang Thiết bị di động.
Điện thoại có chấm công hộ được không?
Công ty có thể bật chế độ thiết bị cá nhân: mỗi người chỉ chấm trên thiết bị đã được duyệt, thiết bị đã đăng ký cho người khác bị từ chối. Mọi lượt bị từ chối đều có trong log để quản lý rà soát. Hệ thống chỉ giảm nguy cơ, không thay thế việc kiểm tra của quản lý.
Cài ứng dụng ở đâu?
Hiện chưa có trên App Store hay Google Play. Khi được phát hành, đường dẫn tải sẽ do quản trị viên của công ty cung cấp. Giai đoạn này, ứng dụng được chạy thử trên máy giả lập iOS.
Giới hạn hiện tại
Giới hạn hiện tại Nói thẳng về mức độ hoàn thiện của ứng dụng di động:
- Dự án Expo/React Native đã có mã nguồn, cấu hình build EAS và bộ kiểm thử tự động cho logic chính, nhưng chưa được build đẩy lên TestFlight, App Store hay Google Play.
- Mới chạy trên máy giả lập và bản web. Chưa thử trên iPhone/Android thật ở quy mô lớn: hành vi GPS, camera, quét QR, sinh trắc, thông báo đẩy thật và ký trên thiết bị thật chưa được kiểm chứng.
- Thông báo đẩy hiện có chế độ mô phỏng; gửi thật tới APNs/FCM cần dự án EAS và khóa nhà cung cấp, chưa nghiệm thu.
- Ứng dụng chỉ đăng nhập bằng email và mật khẩu (kèm 2FA); chưa có SSO.
- Ký hồ sơ trên điện thoại: chữ ký vẽ tay chỉ là hình hiển thị; giá trị pháp lý của chữ ký số phụ thuộc chứng thư số của công ty và cần đối chiếu quy định hiện hành.
- Lương, thuế, bảo hiểm hiển thị trên phiếu lương là kết quả từ cấu hình của công ty và cần chuyên gia đối chiếu. Trợ lý AI chỉ đề xuất; mọi thao tác ghi cần xác nhận.